Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się  z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć. Przedstawiamy Państwu 6 najważniejszych obowiązków przy realizacji programów  unijnych.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Państwa wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Państwem zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację operacji. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musicie Państwo zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinniście dopełnić niezbędnych formalności.

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji operacji i jej budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanej przez Państwa operacji zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Umowę Wnioskodawca podpisuje w siedzibie Zarządu Województwa w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Zabezpieczeniem należytego wykonania przez Wnioskodawcę zobowiązań określonych w umowie jest weksel niezupełny (in blanco) wraz z deklaracją wekslową sporządzoną na formularzu udostępnionym przez zarząd województwa. Weksel wraz deklaracją wekslową Wnioskodawca podpisuje w obecności upoważnionego pracownika urzędu marszałkowskiego.

Agencja wypłaca środki finansowe z tytułu pierwszej transzy pomocy, jeżeli Beneficjent:

  • podjął we własnym imieniu działalność gospodarczą
  • zgłosił się do ubezpieczeń społecznych
  • uzyskał pozwolenia, zezwolenia i inne decyzji, których uzyskanie jest wymagane przez odrębne przepisy do realizacji inwestycji objętych operacją
  • zrealizował lub realizuje zobowiązania określone w umowie
  • złożył wniosek o płatność w terminie .

Agencja wypłaca środki finansowe z tytułu drugiej transzy pomocy, jeżeli Beneficjent:

  • Zrealizował operację zgodnie z biznesplanem, stanowiącym załącznik do umowy i utworzył miejsce pracy,
  • Zrealizował lub realizuje zobowiązania określone w umowie,
  • Udokumentował zrealizowanie operacji,
  • Złożył wniosek o płatność drugiej transzy pomocy nie później niż w terminie 2 lat od dnia zawarcia umowy i nie później niż w dniu 31.12.2022 r.

 

Kwalifikowalność wydatków

Koszty kwalifikowalne:

  • tzw. „koszty ogólne”, np. honoraria architektów, inżynierów, opłaty za konsultacje
  • zakup robót budowlanych lub usług
  • zakup lub rozwój oprogramowania komputerowego oraz zakup patentów, licencji lub wynagrodzeń za przeniesienie autorskich praw majątkowych lub znaków towarowych
  • najmu lub dzierżawy maszyn, wyposażenia lub nieruchomości
  • zakupu nowych maszyn lub wyposażenia
  • zakupu środków transportu, z wyłączeniem zakupu samochodów osobowych przeznaczonych do przewozu mniej niż 8 osób łącznie z kierowcą
  • zakup innych rzeczy niezbędnych do realizacji operacji, w tym materiałów

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

  • czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
  • czy wydatek jest niezbędny do realizacji operacji,
  • czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację operacji nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawią Państwo do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji operacji dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

  • czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
  • czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
  • czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
  • zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji operacji,
  • efektywność poniesionego wydatku,
  • sposób udokumentowania wydatków.

Kontrola operacji

Kontrola towarzyszy realizacji każdej operacji, której udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jej trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości. Państwa operacja będzie mogła podlegać następującym kontrolom:

  1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Państwa wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
  2. Kontrola w miejscu jego realizacji lub w Twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji operacji, na jej zakończenie lub po jej zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanej operacji; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie operacja jest wykonywana;
  3. Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją operacji, którą zobowiązani jesteście Państwo posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji operacji;
  4. Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.

W przypadku operacji w zakresie podejmowania działalności gospodarczej nie stosuje się przepisów dotyczących trwałości operacji oraz konkurencyjnego wyboru wykonawców.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymają Państwo zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Sprawozdawczość, rozliczenie operacji i dokumentacja

W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania. Przez cały okres realizacji operacji musicie Państwo regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Państwu wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie.

Sprawozdania z realizacji operacji są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będziecie Państwo musieli uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że realizujecie Państwo operację niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawiacie Państwo zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dotację. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Podczas realizacji operacji bardzo ważne jest, abyście Państwo zbierali wszelkie związane z nią dokumenty. Będziecie musieli je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w operacji. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Musicie również  dysponować pełną dokumentacją pracowniczą potwierdzającą  zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnej operacji – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanej operacji powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa oznacza ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w operacji muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Zasady promocji i oznakowania

Jeżeli korzystacie Państwo z unijnego wsparcia macie nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinniście Państwo podawać w trakcie realizacji operacji, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nią podejmujecie.

We właściwy sposób musicie Państwo także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników operacji, miejsce realizacji Państwa operacji i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadacie).

Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?

  • znak Funduszy Europejskich, z nazwą programu, z którego realizowana jest Twoja operacja,
  • znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twoja operacja uzyskała dofinansowanie. 

Dokumenty do pobrania:

Logotypy PROW 2014-2020